Outsourcing w praktyce

Redaktorzy tej publikacji postawili sobie za cel zwrócenie uwagi menedżerów na różnorodność szans i wyzwań związanych z wdrożeniem outsourcingu w organizacji. Jest to powód, dla którego tematyka przedstawiona w niniejszej publikacji dotyczy najróżniejszych kwestii związanych z zarządzaniem outsourcingiem począwszy od zarządzania strategicznego, finansów, aspektów prawnych, a skończywszy na zagadnieniach psychologicznych. Osiągnięcie powyższego celu było możliwe dzięki włączeniu przynajmniej części dotychczasowej wiedzy i doświadczeń do wdrażania outsourcingu i zaprezentowania ich w formie przydatnej menedżerom oraz wszystkim pogłębiającym wiedzę o tym, jak wprowadzić outsourcing w organizacji. Z tego też powodu redaktorzy tej książki do współpracy w jej przygotowaniu zaprosili zarówno naukowców od lat zajmujących się praktycznymi aspektami wdrażania outsourcingu, jak i menedżerów, na co dzień wdrażających projekty outsourcingowe.  Struktura opracowania została zaprojektowana tak, aby przeanalizować najważniejsze elementy poszczególnych etapów wdrażania projektu outsourcingowego.

Rozdział 1 przedstawia możliwości wykorzystania outsourcingu w strategiach wzmacniania konkurencyjności przedsiębiorstw. Wskazano w nim nie tylko proste strategie wykorzystania outsourcingu związane z redukcja kosztów czy pozyskaniem zewnętrznych zasobów, lecz także coraz bardziej popularne strategie wykorzystujące outsourcing do przekształcenia modelu biznesowego, na którym opiera się firma, szybszego wdrożenia nowych produktów i wprowadzenia ich na rynek czy wzmocnienia efektów synergii w procesach fuzji i przejęć. W rozdziale tym zaprezentowano też wyniki badań dotyczących motywów i korzyści stosowania outsourcingu w polskich przedsiębiorstwach, a także kluczowe źródła problemów, jakie napotykają firmy wdrażające outsourcing.

Główną tezą rozdziału 2 jest stworzeniem dobrej strategii sourcingowej, która jest kluczem do efektywnego wdrażania projektów związanych z wydzieleniem procesów biznesowych poza strukturę organizacji. Z tego powodu w tym rozdziale zawarto opis kolejnych etapów podejścia do procesu tworzenia strategii sourcingowej przedsiębiorstwa. Na proces ten składa się analiza strategii przedsiębiorstwa w takich obszarach, jak finanse, HR, definicja core business, strategia rynkowa, analiza potrzeb i potencjału wewnętrznego firmy, analiza możliwości i potencjału rynku, dojrzałości dostawców zewnętrznych oraz wybór optymalnego modelu sourcingowego.

Rozdział 3 poświęcono zagadnieniom związanym z podejmowaniem decyzji o outsourcingu. Rozważania mają na celu przedstawienie, w jaki sposób przedsiębiorstwa powinny wydzielać procesy, aby było to efektywne i umożliwiło osiągnięcie zaplanowanych korzyści. Przedstawiona została koncepcja zarządzania procesowego w przedsiębiorstwie w kontekście outsourcingu procesów biznesowych. Wiele uwagi poświęcono też roli mapy procesów dla powodzenia projektu outsourcingu. Pokazano też dwie praktyczne metody, które powinny być wykorzystywane do wyboru procesów do outsourcingu.

W rozdziale 4 zawarto rozważania dotyczące sposobów wyboru i poszukiwania dostawcy usług outsourcingowych. Wybór dostawcy to jeden z kluczowych etapów wdrażania projektu outsourcingowego warunkujący jego powodzenie w długim okresie. Wybór firmy do długookresowej współpracy jest bardzo istotny.  Błędy występujące na tym etapie bardzo często przesądzają o sukcesie lub porażce outsourcingu, a ponadto mogą istotnie wpływać na wartość firmy decydującej się na outsourcing.

Rozważania podjęte w rozdziale 5 mają na celu przedstawienie wybranych mechanizmów i technik, które są charakterystyczne dla modelu finansowego procesów outsourcingowych, a które są jednocześnie niezbyt często spotykane w literaturze przedmiotu.  Analizę oparto na procesie outsourcingu IT, gdyż zawiera on wszystkie elementy charakterystyczne dla większości działań outsourcingowych. Omówione działania zawierają zarówno elementy zakupu usług i porównania ich cen z kosztami wewnątrz przedsiębiorstwa, jak i nabycia lub transferu środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych.

Rozdział 6 zawiera rozważania na temat negocjowania i konstruowania kontraktów outsourcingowych. Wskazano w nim, czym różnią się typowe negocjacje handlowe od negocjacji umów. Przedstawiono też główne elementy dobrego kontraktu ze szczególnym uwzględnieniem części dotyczącej określenia jakości usług.

W rozdziale 7 przedstawiono przyczyny nieudanych kontaktów outsourcingowych. Starano się ponadto wyciągnąć wnioski płynące z porażek. Omówiono kwestie, które najczęściej powodują niezadowolenie firm z outsourcingu, czyli rosnący budżet operacji outsourcingowej prowadzący do nieprzewidzianych wydatków klienta, niezgodną z oczekiwaniami jakość realizacji procesów, problemy z obsadą kadrową kontraktu, brak doświadczenia w wykonaniu określonego procesu u dostawcy, niewykonanie ustalonego SLA (service level agreement), brak zaufania, problemy z komunikacją, zarządzanie zmianą i inne.

Ostatni rozdział 8 jest poświęcony kwestii rzadko poruszanej, jednakże niezmiernie istotnej, jeżeli chodzi o realizację strategii sourcingowej, jaką jest zarządzanie emocjami. Outsourcing bardzo często wiąże się z wdrażaniem drastycznych zmian w organizacji, które z reguły oznaczają zwolnienia pracowników lub zmianę ich stanowisk. Jest to powód, dla którego strategia ta powinna być powinna być połączona z działaniami, które mają na celu łagodzenie napięć międzyludzkich tak, aby zapewnić ciągłość i płynność funkcjonowania organizacji